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中文文秘專業知識

時間：2024-07-17 08:09:47 140

中文文秘專業知識

　　文秘工作綜合性決定秘書人員既要具有廣闊知識面又要有深厚專業知識。下面是小編整理的中文文秘專業知識，歡迎參考閱讀！

　　中文文秘專業知識：

　　一個稱職秘書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備能力。其中文字表達能力是最重要、最基本，也是實現其它能力基礎。可以這么說，文字表達能力是秘書工作人員基本功，是“看家”本領。

　　那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作能力呢？具體說來，主要應注意以下幾點：

　　首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文秘寫作。

　　不管干什么事情，必須有正確態度和濃厚興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設法去把工作干好。學習文秘寫作也是如此。寫作，是一種復雜、精細精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就事情。美國著名未來學家約翰?奈斯比特在《大趨勢――改變我們生活十個新方向》一書中指出：“在工業社會向信息社會過渡中，有五件最重要事情應該記住，而其中一件就是：在這個文字密集社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本讀寫技能。這里所說讀寫技能，首先就是足以應付日常工作和生活所需寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養學習文秘寫作濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦說過：熱愛是最好老師，對寫作有強烈責任感和濃厚興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。

　　其次，學習文秘寫作基礎知識，借鑒優秀作品。

　　寫作有沒有規律可循、方法可求呢？我們回答是肯定。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法。我們所學文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經驗科學總結，就是揭示文秘寫作一般規律、引導人們掌握文秘寫作方法和技巧理論。

　　要提高文秘寫作能力，還應有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過：“凡是已有定評大作家，他作品，全部就說明著應該怎樣寫。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟，我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文；借鑒只是從中汲取營養，經消化后成為自己東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

　　最后，要勇于實踐，堅持多練習、多修改。

　　寫作是一種技能，技能提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細修改。多修改自己文章也是提高文秘寫作能力一個重要環節，多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面規律，也是寫文章責任心強一種表現。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作體驗，就多一項具體收獲。作為稱職秘書人員，要有高度責任感，養成修改文章良好良好習慣，虛心聽取領導和同志們意見，克服怕人挑“刺”思想，對每一篇文章反復推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。

　　一、紅頭文件制作及標準

　　1、進行頁面設置

　　選擇“文件”――“頁面設置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”；“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網格和字符網格”；將“每行”設置成“28”個字符；“每頁”設置成“22”行，然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字國家標準。

　　2、插入頁號

　　選擇“插入”――“頁碼”，“位置”設置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設置為“外側”。然后單擊“格式”按鈕，“數字格式”設置為全角顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式短線；并將頁碼字號設置成“四號”；字體任意；奇數頁頁碼設置成右空一個漢字，偶數頁頁碼設置成左空一個漢字。

　　3、發文機關標識制作

　　選擇“插入”――“文本框”――“橫排”菜單項，鼠標將會變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標左鍵，出現一個文本框，在該文本框內輸入發文機關標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵――“設置文本框格式”，在這里來設置紅頭屬性。

　　選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設置成“2cm”；寬度設置成“15.5cm”。注：用戶可根據實際情況調節尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁面”；垂直對齊： “絕對位置”設置成“頁邊距”， “下側”設置成“2.5cm”――平行文標準，“8.0cm”――上行文標準，注：用戶可根據實際情況調節尺寸。然后單擊“確定”。

　　選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框屬性全部設置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內全部文字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡體”，字號根據文本框大小設置成相應字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm紅頭制作完成。

　　4、紅線制作

　　首先將“視圖”――“工具欄”――“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線屬性在這里進行設置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置為“紅色”；“虛實”設置為“實線”；“粗線”設置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“中”，“度量依據”設置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁邊距”，“下側”設置成“7cm” ――平行文標準，“13.5cm”――上行文標準，注：用戶可根據實際情況進行調節。單擊確定。

　　5、文號制作

　　平行文文號：文號――三號仿宋、居中顯示。

　　上行文文號：文號――三號仿宋字體、左空一個字距離；簽發人――三號仿宋字體；簽發人姓名――三號楷體、右空一個字距離。注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”――“符號”――“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入地方，單擊“插入”按鈕即可。

　　6、主題詞制作

　　選擇“表格”――“插入”――“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵――表格屬性――“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三號仿宋。

　　7、保存成模板文件

　　單擊“文件”――“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認即可）。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型公文都可以調用該模板，直接進行公文正文排版。要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“文件”――“打開”，找到相應模板路徑，若模板保存時按系統默認設置，然后單擊“打開”按鈕調出模板即可進行修改。

　　二、公文正文排版

　　1.依據模板建立新公文：選擇“文件”――“新建”――“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調出模板。

　　2.制作公文正文內容：正文內容根據用戶實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進來，但必須遵循以下國家標準：

　　標題――二號小標宋字體，居中顯示；主送機關――三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；

　　正文――三號仿宋字體；

　　成文日期――三號仿宋字體，右空四個字距離，“○”和六角符號輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數字0”代替。

　　文號、簽發人、主題詞――按照模板定義字體填寫完整，最后，將紅頭、紅線、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、成文日期、主題詞相互位置調整好。

　　三、用Word制作電子公章

　　1、圖章輪廓

　　選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設置為“無填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。

　　2、編輯文字

　　在文檔中插入藝術字，選擇環形藝術字，輸入內容后設置字體、字號，然后用藝術字周圍8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經畫好圓內，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準確位置，并把藝術字設置成紅色。