【摘要】在黨政機關中，文秘人員是非常重要的崗位，機關日常的文書工作都需要由文秘人員來完成，并且還需要管理文書檔案，因為工作崗位比較的特殊，那么對其業務素質也提出了很高的要求。只有具備了相應的素質，方可以更好的開展文書檔案管理工作。本文簡要介紹了機關文秘人員素質和文書檔案管理，希望能夠提供一些有價值的參考意見。
【關鍵詞】機關文秘；檔案管理；研究
中圖分類號：G27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）09-0034-01
文字秘書除了掌管文書之外，還需要給予機關領導一些協助，處理日常工作；文字秘書是非常重要的一個崗位，主要工作是起草修訂、收發傳閱、批示承辦文件等。這些工作密切聯系著檔案管理；要知道，檔案資料的質量決定了文書檔案的價值，而文字秘書的水平和素質又會決定到檔案資料的質量。
一、文秘人員的具體工作
記錄和抄寫是文書工作人員的主要職責，還需要起草文稿。記錄的內容包括領導口述以及來訪者的接待，會議記錄、電話記錄等也是重要的內容；抄寫，主要是謄寫那些字跡比較潦草的稿件，或者是謄寫在起草過程中不斷修改的文稿，以便能夠順利打印出來。稿件謄寫工作由文秘人員來完成，領導時間就得到了大大的節約。通常情況下，領導和文秘共同起草文稿。部分領導會親自寫出來，秘書僅僅承擔謄寫工作；還有一些領導將內容口述出來，秘書將意思謄寫下去。還有的是領導將主要內容口述出來，秘書還需要加工整理文字；或者是領導說出要點，相關資料的收集整理需要由秘書來完成；或者領導僅僅提供題目，提綱的擬定、材料的收集以及修改等工作都需要文秘人員來完成。在文稿起草過程中，文秘人員可以向領導提供自己的意見，甚至還可以直接寫下自己的想法，領導來決斷初稿，只有這樣，方可以形成真實全面的文稿，方可以將領導的決策、方針等全面生動的反映和傳達下去。要想完成這些工作，文秘人員就需要具備相應的素質，其業務素質可以有效體現個人綜合素質和整體能力。
二、機關文秘人員素質要求
（一）較強的政治責任感
在國家機關以及事業單位中，文秘崗位都是不能缺少的，并且因為其存在于中樞部門和決策人員周圍，對于整體事業的進步和發展，有著十分重要的影響。因此，對于文秘人員來講，需要從戰略高度認識到自己身上所肩負的責任，從大局出發。雖然沒有較大的職權，卻有著比較大的責任，其工作質量，會對一系列方針政策、機關團體行政法規的貫徹實施，產生直接的作用和影響；如果在這個環節中出現了問題，就無法落實領導決策和意圖，相關部門的協作也會受到影響，無法有效解決出現的問題。因此，文秘人員需要結合自身職責，從大局出發，強化個人職業責任感和大局觀，牢記自己的使命與職責，為黨和國家的事業奉獻出自己的精力。在具體實踐中，需要將工作第一的準則給貫徹落實下去，個人利益放在次要位置，對于一些腐朽思想，能夠自覺抵制，包括拜金主義、享樂主義等，將服務理念落實下去，做好自己的工作，獲得領導的肯定。
（二）較高的業務素質水平
對于文秘人員來講，需要對黨和國家的路線方針政策等積極學習，嚴格依據國家制定的規則和要求來工作，對中央上級精神準確領會和把握，促使政策水平得到提高，法制觀念得到強化。要不斷學習，對本行業的業務內容熟練把握，要知道，文秘工作緊密聯系著本單位的業務，因此文秘人員就需要不斷努力，促使個人專業知識面得到拓展，對本行業的業務性質和內容等深入了解，這樣方可以更好的工作，對出現的問題科學分析和處理。要想起草公文和收發公文，非常重要的一個基礎就是具備文字閱讀和表達能力；文秘人員需要對語法修辭知識努力學習，提高自己的表達水平，這樣方可以撰寫出高水平的公文。
三、如何做好檔案管理工作
檔案工作的專業性和技術性較強，因此，在日常工作實踐中，秘書人員需要積極學習檔案知識，培養檔案意識。公文成功轉化為檔案之后，就需要規范化管理公文，以便有效交融文案工作和檔案工作，通過超前控制文件管理，檔案質量方可以得到保證。在最初歸檔時，需要認真檢查，如果沒有及時歸檔相關附件，需要及時催要，跟蹤收回那些同一事項的外來文件。要從平時就開始做起，收文登記工作完成之后，需要對文件價值進行鑒別，如果完成現行效用之后，就不再有保存價值，需要淘汰掉；而部分文件以后依然可以借鑒，那么就需要科學裝訂和傳閱，之后方可以歸檔。在工作中，需要注意細節，領導簽發了本單位自生文件之后，需要仔細收集形成本文件的所有資料，將其按照相應的程序歸整，然后從冊到件，從件到卷的整理。
調查發現，很多很多中小機關都是由文秘人員來兼任文書檔案管理，那么文稿質量和文檔管理水平會直接受到文秘人員自身修養的影響。從專業角度上來講，有一定的區別存在于文秘人員工作和文書檔案管理工作之間，但是這兩項工作又有業務上的聯系，并且在同一個載體存在兩者的工作成果，因此，文書檔案資料價值會直接受到文秘人員的影響。
四、結語
綜上所述，文秘人員在機關單位中發揮著十分重要的作用，現階段大多由文秘人員來兼任文書檔案管理工作；在社會發展的今天，需要大力培養人才，在文書檔案工作中積極運用先進的計算機技術；通過培訓教育等一系列措施的運用，促使現有文書檔案專業人才的素質得到全面提升，以便保證與時展的要求所適應。
參考文獻：
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