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活動策劃方案的要素及注意事項

時間：2024-09-13 16:58:19 127

活動策劃方案的要素及注意事項

　　為了確保活動有序地進行，常常需要提前進行細致的活動方案準備工作，活動方案可以對一個活動明確一個大概的方向。活動方案要怎么制定呢？以下是小編整理的活動策劃方案的要素及注意事項，歡迎閱讀與收藏。

　　活動的定義

　　活動策劃是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協調活動。這一定義要把握三個重要概念：

　　第一，活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。如一個產品要進入一個中心城市，要花數百萬元的傳播費用。組織大型活動是為了企業的傳播需要，為了吸引更多的人去購買他的商品，這是大型活動的目標。沒有目的而耗費資金做活動是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。

　　第二，要有計劃性。凡事都應有計劃，活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。

　　第三，眾多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應該有眾多的人參與，但并不是參與人數多就是大型活動。大型活動和小型活動的根本區別不僅在于參與人的數量，而是在于活動的社會化程度。

　　活動的特點

　　1、必須有鮮明的目的性。不是一般的目的，而應該是圍繞整個組織機構的組織形象策略和近期公關目標而確立的目的。一個組織的形象只有永遠與社會協調同步，才有可能在社會環境中樹立起它的良好組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時占領了銷售市場，或者說提高了市場占有率，但最終還是要退出這個市場。

　　國內過去有這樣一個案例：商場為了促銷，組織工作人員提著商品，在商場里走來走去，這絕對不符合我們公關的職業道德，這是一種欺騙行為，對樹立企業的良好形象絕沒有好處。因此，活動的目的性應該站在社會綜合的立場上，并不僅僅是站在我們某一個企業的立場上。

　　2、廣泛的社會傳播性。活動本身就是一個傳播媒體，其作用像一個大眾傳播媒介，只不過這個傳播媒介在活動沒有組織之前是不發生傳播作用的，一旦這個活動開展起來，就能產生良好的傳播效果，我們還應該注意到活動本身吸引了

　　公眾與媒介的參與，因此，活動的信息是通過媒介或者是通過公眾傳播的，這是我們在策劃活動的過程中必須考慮到一個很重要的特點。

　　3、嚴密的操作性。在組織活動的過程中，給我們成功與失敗的機會只有一次。因為活動不同拍電影、電視，拍電影、電視能拍三、四組鏡頭，最后再重新編輯，但是策劃大型活動每一次都是現場直播，一旦出現失誤就無法彌補。所以，大型活動的策劃與實施的周密性，絕對不能掉以輕心。

　　4、高投資性。一個活動往往要投入的資金和費用都是比較大的，絕對不可能用很少的資金做出很大的活動。我們可以提倡一個銅板掰成兩個甚至是多個來花的精神，但高投資是最基本的特點。

　　活動策劃程序

　　從程序上說，大型活動策劃和實施，要完全按照公關四步工作法的要求執行：

　　第一、立項，就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做？為什么做？一定要很清晰。

　　第二，進行調查和可行性研究。做調查，大家很清楚，不詳細闡述，但活動策劃調查有其特殊性，例如調查的內容：國家關于大型活動方面的政策和法規、公眾關注的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調查的內容。

　　可行性研究，是一個十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動的社會適應性，包括社會環境和目標公眾的適應性。財力適應性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利于我們宣傳方面節省費用？還有社會物質水平的適應性，大型活動需要動用許多社會物質，許多創意也需要物質的支持，因而需要策劃人員把握現代科研成果。最后一個是應急能力的適應研究性，需要那些應變措施？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設施問題，這些都是我們要進行可行性研究的范疇。

　　第三，提煉主題，進行創意。除了個人創意外，我們要特別強調群體創意的概念。不提倡個人策劃大師的提法，當今的時代已經不像三國演義時代要有一個諸葛孔明，靠一個人拈指算出什么妙計來，而是靠不同學科的組合群體策劃。集體創意的過程也始終貫穿著個人的創意過程，作為現代策劃，需要的是多個學科的綜合和集體的智慧，而不是某個大師的杰作。

　　第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學的論證，方案論證通常使用定位式優選法，輪轉式優選法和優點移植法。

　　操作實施過程應注意的問題

　　1、實施操作設計。我們應該非常重視實施方案的操作設計。我們看到一些單位組織的活動，甚至是專業機構承接的活動，都存在這樣的問題：創意很好，但是由于缺乏操作設計，在操作過程中出現很多問題，違背了原創精神或者沒有達到原創水平。所以，在原則方案確定以后，還要進一步進行操作設計，操作設計必須包括比較準確的財務預算。

　　2、辦理審批手續。有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實際工作中，我們應該希望得到有關單位的審批。講一個案例，廣州某單位曾做過一個敬老活動，本來是很好的事情，找了很多贊助單位，包括一個煙花廠贊助了煙花。當時雖然廣州還沒有規定在城市放煙花要經過審批，但在公眾場所進行活動必須經過審批。這個單位是一個局級單位，他們認為有權在自己的場地上做敬老活動，就沒有向有關單位報批。活動辦得很熱鬧，有文藝節目演出，有很多贊助單位給老人送禮品，最后放煙花，但煙花一放，遭到了公安機關的追究，為什么？因為他沒有辦審批手續，也缺乏民航管理規范知識，在飛機航線上放煙花，無論如何都是違法的。

　　3、實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因而實施設計，重要的是設計出操作的規范程序。

　　4、方案培訓。在活動里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策略實施提供建設性的勞動，因而需要對工作人員進行方案培訓，只有知情才能出力。

　　5、設計評估標準。一個活動的評估應該有一個準確的評估標準。現在很多方案做好以后，往往忽略做評估標準方案，評估標準應該在策劃的時候把它設計出來，這樣可以讓客戶在完成這個方案以后，根據設定的標準作出科學評估。

　　策劃的技巧。

　　策劃的技巧很多，主要有兩種方法。

　　一是創造活動的“眼”，“眼”的概念是從文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出來的。文章有文眼，歌曲有歌眼。活動策劃同樣需要創造這樣一個非常精彩的地方，要有高潮，要把這個環節設計得更有傳播性，這是活動創意的核心和關鍵。

　　二是應該有一個比較能夠表達我們主題的氛圍設計，我們應該重視通過場地的設計，氣氛的設計，把活動的主題氛圍帶出來，這點往往有很多人不太重視，他們只考慮某一個活動環節上的創意，而忽略了場地上的創意。在大型活動的策劃和實施過程中，還有很多技巧可以利用，只要我們不斷總結提高，就一定能創作出更多、更有影響力的大型活動。

　　活動策劃方案的要素及注意事項1

　　1、策劃方案中需要包含具體人員分工以及時間安排。每一次大型年會策劃，會涉及到不同的部門，不同人員的安排，所以必須有具體的人員以及時間安排。比如年會活動場地確定最后期限、場地由誰負責確定等。

　　2、大型晚會策劃方案中，必須要包含有詳細的物料清單。一場大型晚會，必然有很多的活動物料。在方案中，需將整場活動物料全部提前記錄，并且在活動實施之前一一落實準備情況。預留足夠的晚會活動布場時間。晚會策劃方案中，一般都設計了整場活動的流程。而在晚會活動執行過程中，因為涉及到的活動物料比較多，在保證活動效果的前提下，需要安排充足的時間來進行活動現場布置。

　　3、各項準備工作一定要提前做好各項準備工作比如，導演的選擇，節目的篩選以及確定，舞臺的設計，燈光，音響的調試，話筒，服裝，化妝，攝像，禮儀服務等一定要事前準備好，安排好，溝通好，保證有序進行。具體就是明確年會的目的；年會的時間；年會的內容；參加年會的人數，有無用餐，是否住宿；五場地的選址；年會的費用預算；后期還需要人員的接送等等，工作很多的，如果應接不暇可以找上海雄鑫文化傳播有限公司，包括舞臺搭建，設備出租，氣球布置、氣球拱門、現場布置、演出表演，樂器演出，禮儀模特，它們都可以幫你搞定，你只要告訴他們你們的需要就好了，不過費用可能會高一些。如果要是想自己搞得話，那你先把以上六點寫出來，然后再往里填東西，不過會很麻煩。因為一場年會沒有想象的那么容易，單打獨斗比較麻煩。你們至少要先組織出一個班子，然后分工去做，一定要詳細到個人、時間、實際分工，要不會出現很多問題的。這樣就能完成圓滿的年會活動了。

　　4、活動現場的設備必須要提前調試。大型年會策劃執行時，活動現場會使用燈光、舞臺、攝像、音響等大型設備。這些設備能夠正常運轉，是年會活動效果保證的基本前提條件。在年會之前，需要將這些設備都打開，確認運行沒有問題。活動要做好預案。做活動，不會是預想的那么順利。在一場活動中，可能會出現各種出乎意料的問題，活動預案準備得越充分，越能保證活動的效果。

　　5、年會主題的確定任何晚會，任何活動都必須有一個明確的主題，策劃晚會活動一定要有一個明確的，合適的主題，只有有明確的主題才能做好其他各個環節，比如：晚會主題是公司表彰大會，公司慶功晚會，先進事跡報告會，慈善晚會，文藝晚會等，只有確定了主題，那么才能確定活動的風格，確定晚會的節目形式。成立晚會策劃活動組織小一個晚會，尤其是大型晚會的舉辦，是多部門，多兵種共同協作的，依靠單一的力量是很費時間，很費力氣的，因此策劃大型晚會要注意分工合作，成立各個事務組。比如：成立總負責，也就是總導演組，節目編排小組，對外聯絡小組，后勤保障小組，財務組等各個不同的小組，進行責任分工，共同協作，這樣才能保證及時的，有效的，合理的推進晚會活動的進行，防止事無巨細的亂作一團。

　　6、節目表演則是年會順利完成的重要部分，因為表演的節目能夠條街氛圍，而年會活動常規節目的表演，一定是要善于表達有關企業單位自己文化的表演項目，這樣不僅能夠使現場的活動的氛圍被調劑出來，還能夠將企業的文化的到宣傳，這樣就能夠讓人們感覺到企業自身所帶的靈魂，在年會活動中，節目也同期緊貼當下最流行的相關的表演，能夠讓人們感覺到很接地氣。只有這樣，才能讓晚會活動順利結束。每一項完美的年會策劃，對于音頻和視頻的制作是不可少的。尤其是針對現場活動的音樂以及視頻的展示，都要是獨具特色的音視頻效應，這樣才能夠顯現出企業的品位，也才能彰顯企業年會具備內的輝煌成果。

　　活動策劃方案的要素及注意事項2

　　一、年會策劃目的：首先要明確舉辦年會策劃活動的目的是什么？可以是增強內部員工凝聚力也可以是鞏固客戶關系或者是塑造企業形象等。

　　二、年會時間按排：提前挑選好時間，并具體到哪一天的幾點鐘。

　　三、年會地點選擇：時間定好了還得為年會策劃活動定一個地點，根據公司的實際情況來選擇是戶外還是室內。

　　四、年會人員管理：人數的統計，人員的邀請，禮儀人員，后勤人員，簽到人員，物料管理人員的組織。

　　五、年會餐飲管理：參與年會策劃活動的人喜歡吃什么，不喜歡吃什么，喝什么？

　　六、年會節目策劃：年會策劃活動準備了哪些節目，可以邀請演出團隊表演，但是員工自己的表演也是非常有意思的哦。

　　七、年會重點策劃：年會重點亮點在哪，他是否能引起全場的轟動效應，是否能給來賓帶來回味無窮的感覺。

　　八、年會策劃活動流程按排：時間安排很重要什么該領導上場什么時候是節目時間，晚會的整體時間控制。

　　九、年會活動現場控制：年會策劃活動的總負責人是誰，現場的總控和現在效果由誰負責比較好。

　　十、年會場地布置：年會現場需要布置成什么效果，熱烈隆重還是文雅大方或表現企業文化、品牌風格等。

　　十一、年會預算控制：年會總預算控制，餐費預算控制，節目預算控制等。

　　十二、年會物料的管理：演出服裝管理，酒水管理，禮品管理，公司資料管理等。

　　十三、年會背景板、舞臺設計搭建：背景、舞臺設計搭建是否請專業公司完成。

　　十四、年會燈光音箱設備：燈光、視頻、音箱酒店是否有提供，如提供是否能滿足晚會的需要，或到專業公司租賃設備等。

　　活動策劃方案格式

　　一、策劃書名稱

　　寫清策劃書名稱，簡單明了，如“xx活動策劃書”，xx為活動內容或活動主題，不需要冠以協會名稱。如果需要冠名協會，則可考慮以正、副標題的形式出現。避免使用諸如“社團活動策劃書”等模糊標題。

　　二、活動背景、目的與意義

　　活動背景、活動目的與活動意義要貫穿一致，突出該活動的核心構成或策劃的獨到之處。活動背景要求緊扣時代背景、社會背景與教育背景，鮮明體現在活動主題上;活動目的即活動舉辦要達到什么樣的一個目標，陳述活動目的要簡潔明了，要具體化;活動意義其中包括文化意義、教育意義和社會效益，及預期在活動中產生怎樣的效果或影響等，書寫應明確、具體、到位。

　　三、活動時間與地點

　　該項必須詳細寫出，非一次性舉辦的常規活動、項目活動必須列出時間安排表(教室申請另行安排)。活動時間與地點要考慮周密，充分顧到各種客觀情況，比如教室申請、場地因素、天氣狀況等等。

　　四、活動開展形式

　　協會須注明所開展活動的形式，比如文藝演出、文體競賽、影視欣賞、知識宣傳、展覽、調查、講座等。

　　五、活動內容

　　活動內容為活動舉辦的關鍵部分。活動內容要符合時代主旋律和校園文化建設內涵，健康向上，富有教育意義與啟示意義。杜絕涉及非健康文化的消極內容。要詳細介紹出所開展活動的主要內容，如影片放映要寫出影片的性質、名稱和大致內容。

　　六、活動開展

　　作為策劃的主體部分，表述方面要力求詳盡，不僅僅局限于用文字表述，也可適當加入統計圖表、數據等，便于統籌。活動開展應包括活動流程安排、獎項設置、時間設定等。涉及到獎項評定標準、活動規則的內容可選擇以附錄的形式出現。活動流程安排大致可以分為三個階段：

　　一活動準備階段(包括海報宣傳、前期報名、贊助經費等);

　　二活動舉辦階段(包括人員的組織配置、場地安排情況等);

　　注：須注明開展活動的階段負責人、指導單位、參加人數等信息。

　　三活動后續階段(包括結果公示、活動展開情況總結等);